Assemblee e riunioni online - La posizione del Notariato

Durante gli anni dell'emergenza pandemica sono state ampiamente utilizzate da tutte le associazioni le modalità telematiche di svolgimento sia delle riunioni degli organi collegiali che delle assemblee soci. Fino al prossimo 31 luglio il c.d. Decreto Milleproroghe ha previsto la possibilità di continuare a svolgere riunioni ed assemblee con modalità a distanza anche in deroga alle norme statutarie, ma come gestire questa possibilità successivamente?

Pochi giorni fa il Consiglio Notarile di Milano ha pubblicato le Massime n. 12 e n. 13 le quali aprono alla possibilità di proseguire anche successivamente al 31 luglio 2022 nel poter svolgere riunioni ed assemblee da remoto in base all'interpretazione delle norme civilistiche ed al Codice del Terzo Settore.

La posizione del notariato si apre con l'analisi della normativa, in particolare gli artt. 16, 20, 21 e 36 del Codice Civile i quali non prevedono limitazioni nelle modalità o nel luogo di svolgimento delle riunioni e rimettono eventualmente all'atto costitutivo o allo statuto la determinazione di specifiche norme sull'amministrazione del sodalizio.

Conseguentemente, non essendo previsti civilisticamente limiti all'autonomia statutaria in materia di assemblee, la Massima n. 12, in tema di assemblee dei soci degli enti privi della qualifica di ETS, quindi ad esempio tutte le Associazioni Sportive Dilettantistiche, stabilisce che in assenza di contraria previsione statutaria le riunioni assembleari possono svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione a condizione che sia consentito al Presidente verificare l'identità degli intervenuti. Posizione analoga viene espressa dal notariato anche per le riunioni degli organi collegiali (si pensi ad esempio al Consiglio Direttivo o all'Organo di revisione).

Condizioni necessarie affinché si possa applicare tali modalità di svolgimento dei momenti decisionali è che:

• Sia assicurata la contestualità del procedimento decisionale, il rispetto del metodo collegiale ed il diritto di informazione;
• Sia possibile verificare l'identità degli intervenuti

Un'ulteriore apertura da parte del Consiglio Notarile è anche in merito alla compresenza di Presidente e Segretario: tenuto conto che nessuna norma ne impone la presenza nel medesimo luogo, nel caso di svolgimento di riunioni in modalità "mista", ossia con una parte dei partecipanti in presenza ed un'altra parte collegata da remoto, detta compresenza non è necessaria, purché al Presidente sia consentito svolgere adeguatamente il proprio ufficio .

Da ultimo, sul tema del luogo di svolgimento della riunione o dell'assemblea, a parere del Notariato è possibile inserire in statuto una delle seguenti alternative:

• Che la riunione si tengano in un luogo fisicamente determinato, alla presenza personale degli aventi diritto;
• Che le riunioni si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
• Che le riunioni si possono tenere in modalità "mista", con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
• Che spetti a chi fa la convocazione stabilire, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.

Le previsioni fornite dal Consiglio Notarile sono da accogliere con assoluta positività in quanto sono un'apertura verso la semplificazione della partecipazione alla vita democratica dell'ente e, tenuto conto che molto di frequente la partecipazione alle assemblee è di scarso interesse, la possibilità che queste si svolgano da remoto o in modalità mista sono un incentivo alla partecipazione da parte dei soci.